仕事の段取りで差がつく

この記事・本の紹介では、お笑い芸人の例を引用して、限られた時間で効率よく仕事を処理することに言及しています。

ポイントは２つ

ー　「効率よく働ける人」と「いつまでも仕事が終わらない人」の違い

いつまで経っても仕事を終えられない人は、自分の作業時間に対する見込みが非常に甘いです。

ー　効率よく働ける人の特徴

効率よく働ける人は明確に自分の作業時間を確保します。それは時間を決めるだけでなく、しっかりとスケジュールにも反映させるのです。

ポイントと指摘はよいと思いますが、企業にいると様々な仕事を同時並行的に進めることがあります。会議や打ち合わせも自分の都合に関係なく設定されることがあり、自分の作業時間を自分で確保できないことも多くあります。

自分も、商工会、補習校、ボランティア団体と様々なことに手を出しており、明確に作業時間を確保することはなかなか難しいのですが、以下の２点に気をつけて工夫しています。

一　段取り８分　仕事２分

・　仕事全体を見て、何が必要かを考える

・　必要な資料やデータはなにか

・　資料、データはどこから入手するか

・　わからないことは誰に相談できるか

・　全体にかかる時間がどの程度か

ここまで構想がまとまれば、その仕事は８０％できたも同然です。

ー　作業を細かく分断し、個々の作業時間を短くする（１５～３０分でできる作業も多い）

・　必要な項目毎に作業を行っていく。他の仕事・作業との同時進行も可。

・　時間を置くと、抜けていた点を思いついたりするのでそれを加えていく。

・　まとめ上げる時間を３０分程度確保する。（長時間は必要ありません）

・　１～２日放置する

・　気になる点が浮かばなければ、提出する

こうして作業を細分化しておくと、個々の作業にも集中できます。実際の作業時間は以外と少なく、全体の２０％と言われます。

参考にしてください。